Dataverwerkingsovereenkomst



Deze dataverwerkingsovereenkomst is bijlage van onze algemene voorwaarden waarbij de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de data worden vastgelegd tussen:

USE IT GROUP, Bouwsoft, Groensoft’: USE IT GROUP bvba, met zetel te Molenweg 9, B-8377 MEETKERKE, ingeschreven onder het ondernemingsnummer BTW-BE 0466.415.194 als verwerker.

'Gebruiker’, ‘je’ of ‘jij': iedere natuurlijke persoon (B2C) of rechtspersoon (B2B) die met USE IT GROUP via haar online platform in een contractuele relatie van welke aard dan ook staat of komt te staan als verwerkingsverantwoordelijke.


De Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke worden hierna gezamenlijk de “Partijen” of afzonderlijk een “Partij” genoemd.

 

OVERWEGENDE DAT

In het kader van de uitvoering van bepaalde werkzaamheden voor de Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker enerzijds toegang hebben tot Persoonsgegevens (zoals hierna gedefinieerd) en/of anderzijds Persoonsgegevens moeten verwerken, waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is in de zin van de Privacy Wetgeving (zoals hierna gedefinieerd). De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doelstellingen en de middelen van verwerking van Persoonsgegevens, terwijl Verwerker Persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke. Middels onderhavige overeenkomst wensen Partijen hun wederzijdse afspraken omtrent (i) het beheren, beveiligen en/of verwerken van persoonsgegevens en (ii) het naleven van de verplichtingen van de Privacy Wetgeving schriftelijk vast te leggen.

 

1 DEFINITIES

In deze overeenkomst hebben de volgende begrippen de hieronder vermelde betekenis (wanneer zij met hoofdletter worden geschreven):

Betrokkene: Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

Datalek: Ongeoorloofde openbaarmaking, toegang, misbruik, verlies, diefstal of accidentele of

onwettige vernietiging van Persoonsgegevens, die de Verwerker in opdracht van de

Verwerkingsverantwoordelijke Verwerkt;

Diensten: Alle diensten die de Verwerker verstrekt aan de Verwerkingsverantwoordelijke in kader

van de uitvoering van de Opdracht en die een Verwerking van Persoonsgegevens inhouden door de Verwerker;

Opdracht: Alle werkzaamheden die de Verwerker uitvoert in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, en iedere andere vorm van samenwerking waarbij de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt voor de Verwerkingsverantwoordelijke, ongeacht het rechtskarakter van de overeenkomst waaronder dat geschiedt;

Persoonsgegeven(s): Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;

Privacy Wetgeving: (i) de Belgische Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en/of (ii) de EU

Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevensen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) en/of (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van de eerder vernoemde Verordening;

Sub-verwerker: Elke verwerker aangesteld door de Verwerker;

Verwerking/Verwerken: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde

procedés, waaronder in ieder geval begrepen dient te worden zonder evenwel limitatief te zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, aligneren of combineren, alsmede het afschermen, wissen, of vernietigen van Persoonsgegevens.

 

2 HOEDANIGHEID VAN DE PARTIJEN

Partijen erkennen en aanvaarden in kader van de Verwerking van Persoonsgegevens dat de Verwerkingsverantwoordelijke dient beschouwd te worden als ‘controller / verwerkingsverantwoordelijke’ en de Verwerking als ‘processor / verwerker’. Bovendien zal de Verwerking gerechtigd zijn om beroep te doen op Sub-verwerkers conform de bepalingen van Artikel 6.

 

3 GEBRUIK VAN DE DIENSTEN

3.1 De Verwerkingsverantwoordelijke erkent uitdrukkelijk dat:

  • De Verwerker louter optreedt als facilitator van de Diensten, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke als enige de verantwoordelijkheid draagt over de wijze waarop hij/zij de Diensten aanwendt;
  • De Verwerker geen verantwoordelijkheid draagt omtrent enige toevoegingen en/of wijzigingen, die zij uitvoert op uitdrukkelijk verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke;

  • Alle aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid betreffende het door de Verwerkingsverantwoordelijke aangeleverde materiaal en/of de aangeleverde data uitsluitend berust in hoofde van de Verwerkingsverantwoordelijke, alsook dat hij/zij als enige aansprakelijk is voor de naleving van de Privacy Wetgeving en/of enige andere regelgeving betreffende voornoemd materiaal en/of data;

  • De Verwerkingsverantwoordelijke als enige verantwoordelijk is om alle wet- en regelgeving (onder meer betreffende de bewaartermijn), die op haar van toepassing is in gevolge het gebruik dat zij maakt van de Diensten, na te leven.

3.2 In geval van misbruik door de Verwerkingsverantwoordelijke van de Diensten, aanvaardt de Verwerkingsverantwoordelijke dat de Verwerker hier in geen geval voor aansprakelijk kan gesteld

worden, noch voor enige schade die voortvloeit uit voornoemd misbruik.

3.3 De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt er zich aldus toe om de Verwerker te vrijwaren voor dergelijk misbruik, alsook voor elke claim van een Betrokkene en/of enige derde partij in gevolge

van het misbruik door de Verwerkingsverantwoordelijke.

 

4 VOORWERP

4.1 De Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat in gevolge het gebruik dat hij/zij maakt van de Diensten van de Verwerker, laatstgenoemde Persoonsgegevens – zoals verzameld door de Verwerkingsverantwoordelijke – zal Verwerken.

4.2 De Verwerker zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Privacy Wetgeving en andere toepasselijke regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens Verwerken. Meer bepaald zal de Verwerker bij de uitvoering van de Opdracht al haar know-how ter beschikking stellen om de Opdracht volgens de regels van de kunst, zoals het een gespecialiseerde en “goede” Verwerker past, uit te voeren.

4.3 De Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens evenwel slechts in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en volgt alle instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in Bijlage I, dienaangaande op, behoudens

afwijkende wettelijke verplichtingen.

4.4 De Verwerkingsverantwoordelijke heeft en behoudt volledige zeggenschap betreffende onder meer (i) de Verwerking van de Persoonsgegevens, (ii) welke Persoonsgegevens er verzameld worden, (iii) het doel van Verwerking en (iv) het feit of de Verwerking proportioneel is. Bovendien is de Verwerkingsverantwoordelijke als enige verantwoordelijk om alle (wettelijke) verplichtingen die op haar rusten als Verwerkingsverantwoordelijke na te leven (onder meer betreffende de bewaartermijn), alsook voor de nauwkeurigheid, kwaliteit en rechtmatigheid van de Persoonsgegevens, meegedeeld aan de Verwerker in kader van de uitvoering van de Opdracht, en voor de wijze waarop ze de Persoonsgegevens heeft verworven. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze overeenkomst komt dan ook niet aan de Verwerker toe.

 

5 BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Rekening houdende met de stand van de techniek, neemt de Verwerker alle passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens adequaat te beveiligen en beveiligd te houden – inclusief beveiliging tegen enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig, onbevoegd of onrechtmatig gebruik en/of Verwerking en beveiliging tegen verlies, vernietiging of schade – alsook voor de bescherming van de confidentialiteit en integriteit van de Persoonsgegevens

 

6 SUB-VERWERKERS

6.1 De Verwerkingsverantwoordelijke erkent en aanvaardt dat de Verwerker gerechtigd is voor de uitvoering van de Opdracht beroep te doen op Sub-verwerkers. In zulk geval staat de Verwerker ervoor in dat de Sub-verwerkers minstens zijn gebonden door dezelfde verplichtingen, als waardoor de Verwerker zelf is gebonden op grond van deze overeenkomst.

6.2 De Verwerker verbindt er zich toe om een lijst ter beschikking te stellen met de Sub-verwerkers waarop zij beroep doet voor de uitvoering van de Opdracht. Dergelijke lijst bevat de identiteit van de Sub-verwerkers, alsook hun land van vestiging.

6.3 De Verwerker is in dezelfde mate aansprakelijk voor de handelingen en nalatigheden van haar Sub-verwerkers al zou zij de Diensten, geleverd door elke Sub-verwerker, zelf rechtstreeks conform de voorwaarden van deze overeenkomst uitgevoerd hebben.

 

7 FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING

7.1 De Verwerker heeft een functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) aangesteld.

7.2 Deze functionaris voor gegevensbescherming kan bereikt worden middels volgend emailadres dpo@useitgroup.com

 

8 CONFIDENTIALITEIT

8.1 De Verwerker houdt de Persoonsgegevens geheim. De Verwerker zal de Persoonsgegevens aldus niet aan derden ter beschikking stellen noch overmaken zonder de voorafgaandelijke schriftelijke goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij wanneer:

  • Deze overeenkomst hiervan afwijkt;

  • De openbaarmaking/bekendmaking wordt vereist door de wet of door een rechterlijke of andere overheidsbeslissing (van welke aard ook). In zulk geval, zal de Verwerker de omvang en wijze daarvan bespreken met de Verwerkingsverantwoordelijke.

8.2 De Verwerker verklaart dat haar personeel, belast met de uitvoering van de Opdracht, kennis heeft van de confidentiële aard van de Persoonsgegevens, gepaste training heeft gekregen betreffende hun verantwoordelijkheden en gebonden is door een confidentialiteitsovereenkomst. Tevens verbindt de Verwerker er zich toe dat dergelijke

confidentialiteitsverplichtingen de beëindiging van de arbeidsovereenkomst overleven.

8.3 De Verwerker garandeert dat de toegang tot Persoonsgegevens beperkt is tot het personeel dat belast is met de uitvoering van de Opdracht in overeenstemming met deze overeenkomst.

 

9 KENNISGEVING

​9.1 De Verwerker tracht naar best vermogen de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn te informeren wanneer zij:

    • Een verzoek tot informatie, een dagvaarding of een verzoek tot inspectie of audit van een bevoegde overheidsinstantie ontvangt in verband met de Verwerking van de Persoonsgegevens;

    • De intentie heeft om de Persoonsgegevens aan een bevoegde overheidsinstantie ter beschikking te stellen;

    • Vaststelt of redelijkerwijs vermoedt dat een Datalek zich heeft voorgedaan betreffende de Persoonsgegevens.

​9.2 In geval van een Datalek verbindt de Verwerker er zich toe om:

    • De Verwerkingsverantwoordelijke, zonder onnodige vertraging volgende op de vaststelling van een Datalek, hiervan in kennis te stellen, alsook binnen de mate van het mogelijke bijstand te verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van zijn/haar rapporteringsverplichting op grond van de Privacy Wetgeving;

    • Zo snel als redelijkerwijze mogelijk, passende en corrigerende maatregelen te nemen om een einde te stellen aan het Datalek en een eventueel toekomstig Datalek te voorkomen en/of te beperken.

 

10 RECHTEN VAN DE BETROKKENE

10.1 Voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke – in kader van het gebruik die hij/zij maakt van de Diensten – niet in de mogelijkheid is om de Persoonsgegevens te corrigeren, te wijzigen, te

blokkeren of te verwijderen, zoals vereist door de Privacy Wetgeving, zal de Verwerker – voor zover ze daartoe wettelijk verplicht is – voldoen aan een commercieel redelijk verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke om dergelijke handelingen mogelijk te maken. Voor zover wettelijk toegestaan, zal de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk zijn voor alle kosten die de Verwerker dient te dragen in gevolge dergelijke bijstand.

10.2 De Verwerker zal, voor zover wettelijk toegestaan, de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld in kennis stellen wanneer het een verzoek ontvangt van een Betrokkene betreffende de toegang tot, correctie, wijziging of verwijdering van de Persoonsgegevens van de Betrokkene. De Verwerker zal evenwel niet reageren op een dergelijk verzoek van een Betrokkene zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke, behalve om te bevestigen dat het verzoek betrekking heeft op de Verwerkingsverantwoordelijke waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke aldus zijn/haar akkoord heeft gegeven. De Verwerker zal aan de Verwerkingsverantwoordelijke commerciële en redelijke medewerking en bijstand verlenen in kader van de behandeling van een verzoek van een Betrokkene betreffende de toegang tot, correctie, wijziging of verwijdering van de Persoonsgegevens van deze Betrokkene, voor zover dit

wettelijk is toegestaan en voor zover de Verwerkingsverantwoordelijke zelf geen toegang heeft tot

dergelijke Persoonsgegevens middels het gebruik dat hij/zij maakt van de Diensten. Voor zover wettelijk toegestaan, zal de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk zijn voor alle kosten die de Verwerker dient te dragen in gevolge dergelijke bijstand.

10.3 Indien de Verwerker – in kader van voornoemde bijstand – de Persoonsgegevens van een Betrokkene dient te wissen, erkent de Verwerkingsverantwoordelijke dat de Verwerker niet

verantwoordelijk kan worden gesteld wanneer zij na de verwijdering de Persoonsgegevens van deze Betrokkene opnieuw dient te Verwerken in kader van een overeenkomst die zij met de Verwerkingsverantwoordelijke heeft afgesloten.

 

11 WISSEN OF TERUGGEVEN PERSOONSGEGEVENS

11.1 Na afloop van de Opdracht en/of bij beëindiging van de overeenkomst zal de Verwerker de

Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van het feit dat hij/zij de mogelijkheid heeft om, tot op de vervaldatum van het contract, de Persoonsgegevens te exporteren middels de beschikbare export tools.

11.2 Eens voornoemde termijn tot export is verstreken, wordt deze data nog gedurende 2 jaar bijgehouden waarna deze permanent gewist wordt. Tijdens deze periode kan dmv herintekening het contract hervat worden waardoor ook export opnieuw mogelijk wordt.

 

12 CONTROLE

12.1 De Verwerker tracht alle informatie ter beschikking te stellen, die nodig is om de Verwerkingsverantwoordelijke toe te laten om na te gaan of de Verwerker de bepalingen van de overeenkomst naleeft.

12.2 In dit kader dient de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke (of een derde waarop

laatstgenoemde een beroep doet) tevens toe te laten inspecties uit te voeren – zoals maar niet beperkt tot audits – en de nodige samenwerking daartoe te verlenen.

 

13 DUUR

13.1 Deze overeenkomst duurt zolang de Opdracht duurt.

13.2 De bepalingen van deze overeenkomst blijven gelden voor zover nodig voor de afwikkeling van deze overeenkomst en voor zover die bedoeld zijn het einde van deze overeenkomst te overleven (zoals maar niet beperkt tot Artikel 8 en 15).

 

14 SLOTBEPALINGEN

14.1 De eventuele nietigheid van één of meerdere bedingen uit deze overeenkomst of een gedeelte daarvan, doet geen afbreuk aan de geldigheid en toepasselijkheid van de andere clausules en/of de rest van de bepaling in kwestie. In geval van nietigheid van één of meerdere bedingen zullen Partijen onderhandelen om de nietige bepaling te vervangen door een equivalente bepaling die

beantwoordt aan de geest van deze bepaling. Komen Partijen niet tot een akkoord, dan kan de bevoegde rechter de nietige bepaling matigen tot wat (wettelijk) is toegelaten.

14.2 Afwijkingen, wijzigingen en/of aanvullingen op de overeenkomst zijn slechts geldig en verbindend voor zover deze schriftelijk door beide Partijen zijn aanvaard.

14.3 Deze overeenkomst en de rechten en verplichtingen die eruit voortvloeien voor Partijen zijn niet overdraagbaar, rechtstreeks of onrechtstreeks, zonder het voorafgaand schriftelijk akkoord

van de andere Partij.

14.4 Het eventueel of zelfs herhaaldelijk niet-toepassen door de Partijen van enig recht, kan slechts beschouwd worden als het dulden van een bepaalde toestand en leidt niet tot rechtsverwerking.

14.5 Deze overeenkomst prevaleert boven alle overige overeenkomsten tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker met hetzelfde voorwerp.

 

15 TOEPASSELIJK RECHT & JURISDICTIE

15.1 Alle discussies, vragen en geschillen betreffende de geldigheid, interpretatie, naleving, uitvoering en/of beëindiging van deze overeenkomst, worden beheerst door en geïnterpreteerd in

overeenstemming met het Belgische recht.

15.2 Elk geschil betreffende de geldigheid, interpretatie, naleving, uitvoering en/of beëindiging van de overeenkomst waarvoor geen minnelijke regeling getroffen kan worden, valt onder de exclusieve jurisdictie van de hoven en rechtbanken bevoegd voor de plaats waar de Verwerker haar maatschappelijke zetel heeft.