Privacy Statement

De Privacyverklaring van Visma helpt u om te begrijpen welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we deze verzamelen, hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn gegevens die u als persoon kunnen identificeren, zoals een e-mailadres, huisadres of telefoonnummer enz.

Welke persoonsgegevens we verwerken

De soorten persoonsgegevens die Visma met betrekking tot u verwerkt, kunnen de volgende zijn:

Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie
Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres
Financiële informatie zoals informatie die verband houdt met facturen
Content die u geüpload of verstrekt hebt zoals foto’s, opmerkingen, artikelen en video’s
Statistieken die aantonen hoe gebruikers onze software gebruiken en de door ons aangeboden content gebruiken.
Bij sollicitaties verstrekte informatie

Voor de in het onderdeel “Waarom we persoonsgegevens verwerken” genoemde doeleinden verwerkt Visma geen gevoelige persoonsgegevens over u.

Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt Visma persoonsgegevens rechtstreeks van u of van andere met onze Klant verbonden personen. Als de Klant waarvoor u werkt producten of diensten van Visma afneemt van een partnerbedrijf van Visma kunnen we informatie over u verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer u websites van Visma gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van uw ervaring van Visma, onze producten, en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

Volgende zaken verzamelen we om onze software te verbeteren:

We verzamelen feedback over hoe je onze software ervaart via Wootric (NPS)
We volgen hoe onze software gebruikt wordt via Google Analytics
We verzamelen informatie over hoe bepaalde errors/exceptions konden voorkomen via Sentry

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over u verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Visma, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

Waarom we persoonsgegevens verwerken

Deze Privacyverklaring van Visma is van toepassing wanneer Visma en de hiermee verbonden ondernemingen (Visma) uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken wanneer u contacten met ons onderhoudt, zoals:

Aankoop en levering

Faciliteren van klantorders, overeenkomsten, betalingen
Rechtstreeks aanbieden van diensten aan u, zoals e-learning, webinars en rapporten enz.
Op verzoek aan Klanten verstrekken van offertes voor producten en diensten
Aanmaken en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de Sites van Visma
Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
Verbeteren van deze software door feedback
Verbeteren van deze software door te volgen hoe deze gebruikt wordt
Verbeteren van deze software door het verzamelen van bugreports
Exploiteren van gebruikerscommunities voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Visma

Beveiliging

Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen en misbruik door het bijhouden van logfiles en beveiligingsinformatie.

Marketing

Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevant producten en diensten (profilering)

Rekrutering

Het beheer van rekruteringprocessen en het verwerken van sollicitaties
Ingediende documenten evalueren, sollicitatiegesprekken voeren en referenties opvragen

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Visma als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de Klant. Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst.

Wettelijke grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens

We verwerken gegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen.

Aankoop en gebruik van onze diensten: Overeenkomst

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u.

Dit gaat over

Bestellingen en facturatie van onze softwarediensten
Telefonische ondersteuning
Ondersteuning via chat of via ticket(s)
Afhandeling van gevolgde lessen

Verbeteren van onze software en beveiliging: Legitiem belang

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om gegevens bij te houden omwille van

Beveiliging van uw gegevens en onze infrastructuur om zo misbruik, inbraak, datadiefstal, ... te voorkomen
Feedback over onze software te verzamelen
Automatische bugreports te verzamelen om zo fouten op te sporen en te elimineren
Tracering van welke stukken van de software er op welke manier gebruikt worden om zo de kwaliteit van onze diensten te verbeteren

Marketing en profilering: Legitiem belang

Wanneer u contacten onderhoudt met Visma, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Visma, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Visma, zal Visma uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Een van de legitieme belangen van Visma is de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.

Visma verwerkt uw persoonsgegevens om u relevante, op uw voorkeuren gebaseerde content aan te leveren, door middel van direct marketing op sociale mediaplatforms en emails, webpagina’s of in een dienst van Visma. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar u op geklikt hebt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt met behulp van technologieën zoals cookies en wordt profileren genoemd. Visma zal deze informatie ook kunnen combineren met informatie over de klantrelatie die wij eventueel met uw bedrijf hebben.

Het doel van de profilering is om u maatwerk marketing te leveren, uw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De diensten van Visma worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en uw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over uw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Uw persoonsgegevens worden daarom vanuit een zakelijk perspectief verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met uw vrijheden en rechten als individu.

Visma gebruikt e-mail als een instrument om marketingdoeleinden te communiceren, echter alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven in overeenstemming met de nationale wetgeving (indien nodig). Als u toestemming gegeven hebt, zult u altijd de mogelijkheid hebben om zich hiervoor af te melden als hieronder beschreven, of wanneer u een e-mail ontvangt die marketing bevat.

U hebt het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Visma en het onderwerp zijn van profilering, en kunt dit doen door:

de instructies voor afmelding in de relevante marketingcommunicatie te volgen, of
uw voorkeuren in het betreffende onderdeel “account bijwerken” te wijzigen, wanneer u een account bij Visma hebt, of
contact met ons op te nemen door het sturen van een e-mail naar dpo@bouwsoft.be,

Ook hebt u te allen tijde de mogelijkheid om u door middel van onze cookiemelding aan of af te melden voor cookies op een bepaalde webpagina.

Houd er rekening mee dat zelfs wanneer u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie u nog steeds administratieve mededelingen van Visma kunt ontvangen, zoals opdrachtbevestigingen en noodzakelijke kennisgevingen voor het beheer van uw account of van de aan Klanten verleende diensten.

Sollicitatie: Toelating

Door bij ons te solliciteren voor een jobaanbieding of door een vrije sollicitatie geeft u ons impliciet toestemming om uw gegevens te verwerken ivm deze sollicitatie.
Dit houdt in dat wij uw aangeleverde solicitatiebrief en uw CV bijhouden en deze aanvullen met notities over het interview, testresultaten en een evaluatie.

Het spreekt voor zich dat deze toelating kan ingetrokken worden, dit kan door een mail naar dpo@bouwsoft.be. Het spreekt voor zich dat dit tevens uw kandidatuur beëindigt

Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Binnen de Visma-Groep

Omdat Visma uit vele verschillende dochterondernemingen bestaat, is het belangrijk voor ons dat we u de best mogelijke integrale ervaring kunnen bieden. Om het overzicht en het inzicht te kunnen houden kan Visma uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven in de Visma- Groep.

Buiten de Visma-Groep

Ook kan Visma uw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

Gebruikerscommunities van Visma
Wanneer u een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Visma of op andere fora op Sites van Visma plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Visma is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of Sites van Visma plaatst.

Zakenpartners
Visma kan uw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties
De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Visma verzoeken. In dergelijke gevallen zal Visma de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen wanneer er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Visma gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Visma een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgt Visma er ten behoeve van u voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

Ga voor informatie over de subverwerkers die we gebruiken voor aan u het verlenen van een Visma-dienst naar ons Visma Trust Centre.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Visma verzoeken.

Hoe lang uw gegevens bewaard worden

Visma zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we uw persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens zolang bewaard als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat uw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Visma uw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Visma (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

Wat uw rechten zijn

Basisrechten

U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens door het indienen van een verzoek om een overzicht van de persoonsgegevens die we van u verwerken en u kunt het recht hebben op overdraagbaarheid van gegevens (gegevensportabiliteit). Ook hebt u het recht om Visma te verzoeken om onjuistheden in uw persoonsgegevens te rectificeren. Als u een account bij Visma hebt voor een Site van Visma, kunt u dit meestal doen via het betreffende onderdeel "uw account" of "uw profiel" op de toepasselijke Site of dienst van Visma.

Daarnaast hebt u het recht om, in overeenstemming met dit Privacybeleid of andere voor een dienst specifieke voorwaarden, om verwijdering van uw persoonsgegevens of de beperking van de verwerking te verzoeken en om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij verzoeken u om gebruik te maken van dpo@bouwsoft.be voor het indienen van verzoeken als genoemd in dit onderdeel, of uw verzoek aan het specifieke bedrijf van Visma te richten.

Ten slotte heeft u ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de autoriteiten voor gegevensbescherming.

Wijzigingen

We raden u aan om deze Verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze Verklaring aanbrengen die een materiële wijziging van onze privacypraktijken betekenen, kunnen we u ook met andere middelen hiervan in kennis stellen, zoals door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale mediapagina’s voordat de wijzigingen van kracht worden.

De Privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door de Privacyraad van Visma.

Hoe contact met ons opnemen

Visma is een Europees bedrijf, met grensoverschrijdende rechtspersonen, bedrijfsprocessen, managementstructuren en technische systemen. Visma levert software en diensten aan particuliere en overheidsbedrijven in Europa. Visma’s hoofdkantoor is gevestigd in Oslo.

Alle belangrijke besluiten met betrekking tot privacy bij Visma worden op bedrijfsniveau genomen door de Gegevensbeschermingsraad van Visma, onder toezicht en voorzitterschap van de Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO). De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is

Visma Group en haar dochterondernemingen

Karenslyst allé 56, 0277 Oslo, Noorwegen.
Tel: +47 46 40 40 00

We stellen uw mening op prijs. Als u opmerkingen of vragen over onze Privacyverklaring hebt of zorgen hebt over uw privacy of een mogelijke inbreuk op uw privacy, stuur deze dan aan dpo@bouwsoft.be of rechtstreeks aan uw plaatselijke Visma-bedrijf.

Visma Bouwsoft

Molenweg 9, 8377 Meetkerke, Belgïe.
Tel: +32 50 45 40 80

We zullen uw verzoeken of klachten vertrouwelijk behandelen. Onze vertegenwoordiger zal contact met u opnemen om in te gaan op uw zorgen en de opties voor het oplossen hiervan uiteen te zetten. We streven ernaar om ervoor te zorgen dat klachten tijdig en op de juiste wijze opgelost worden.